Как заносить планы в файл Google Sheets

Сначала опишем, как быстро заполнить план на период, а ниже пойдет структура файла и важные условия и настройки. «Периодом» по умолчанию будем считать календарный месяц, хотя можно задать любой произвольный период.

Почему используется Google Sheets

Это привычный многим инструмент для ведения медиапланов и любых расчетов. Мы сделали шаблонный файл, который копируется во все ваши новые проекты и позволяет забирать внесенные данные в базу данных и дашборды. 

Как занести план на месяц

Вариант первый — в разрезе рекламных кампаний (РК)

План до РК (до рекламных кампаний) — если вам нужна детальная аналитика и вы планируете показатели в разрезе товарных групп, продуктов рекламодателя, сезонных акций или отдельно ведете ретаргетинговые, медийные или специфические кампании на одной площадке.

Вы можете указывать у каждой кампании Продукт рекламодателя. В этом случае вы в дашбордах получите аналитику как в разрезе РК, так и Продуктов.

Вариант второй — в разрезе источников 

План до источника (до рекламной площадки) — укрупненный, в нем мы можете заводить медиапланы в целом по рекламным площадкам, когда дальнейшая детализация и дробление показателей не требуется или невозможна. 

Также используется для ввода планов и бюджетов по продуктам и услугам агентства.

Вариант третий — комбинированный (РК + источники)

Если в Проекте много каналов продвижения и услуг, предоставляемых агентством, можно комбинировать 1 и 2 варианты и заполнять одновременно оба Листа планирования — до РК и до источника.

Важно — в одном периоде нужно заполнить только один вариант (лист) плана по конкретному Источнику, иначе показатели из листов планов просуммируются.

Вариант четвертый — вообще не заполнять

По некоторым проектам клиентом могут не задаваться плановые или контрольные показатели — такой вариант работы с Проектом допустим. Если GOOD. BI увидит созданный для проекта файл, но не найдет в нем строк, соответствующих нужному периоду отчетности, не сформируются отчеты по План-Факту. При этом все отчеты, основанные только на фактических данных — будут доступны и работоспосбны.

Минимальные требования к заполнению планов

Чтобы план-фактные отчеты сформировались, достаточно заполнить строки минимальными значениями:

На листе «План по РК»:

• Источник
• id кампании 
• Дата начала
• Дата конца
• Хотя бы один количественный плановый показатель (бюджет или лиды, например)

На листе «План до источника»

• Источник
• Дата начала
• Дата конца
• Хотя бы один количественный плановый показатель

Рекомендуем не ограничиваться id кампаний и писать текстовые названия кампаний и проектов, чтобы отчеты читались. Дальнейшая логика заполнения сверх требуемого минимума, зависит от ваших задач — чем больше количественных показателей вы заполните при планировании, тем больше их сможете сравнить при план-фактном анализе с фактом.

Занесение фактических данных

Лист для занесения данных о факте вручную. Не все площадки имеют API или интеграция с ними нам не доступна. Вы можете завести факт вручную, включая оказание своих услуг (например, настройка рекламы или SEO ) и продажу других продуктов.

Обязательными являются: дата начала, дата окончания и те показатели, которые вы хотите видеть в дашборде.

Внимание! Все показатели распределятся в дашборде равномерно по дням указанного периода.

Описание других листов и структуры файла

Отчетность 

В «Отчете по проекту» есть листы «Выполненные работы», «План работ» и «Рекомендации на согласование» с текстовым описанием проделанных работ, плана на следубщий период и рекомендаций клиенту или коллегам.

Вы можете попросить нашу Техподдержку скрыть любой из этих листов в вашем конкретном Отчете.

Обратите внимание, что при выгрузке Отчета по проекту в PDF количество выводимых строк ограничено высотой альбомного листа А4. Если вы увидели, что на листах в отчете появилась полоса прокрутка, попробуйте сократить число строк в соответствующей ячейке.

Список источников (скрытый служебный лист)

Сделан для исключения ошибок пользователя при вводе информации. По умолчанию скрыт и используется только для выпадающих списков (валидации данных).

Лист нужен для поддержания актуальных единых справочников:

• Список источников (для выбора на любом листе плана или факта нужного вам источника, обновляется из БД)
• Тип рекламы (предустановленный список выбора, обновляется из БД). Необязательный параметр, используемый для дополнительной аналитики в отчетах.

Внимание! Данные на листе редактировать не нужно, ваши изменения не сохранятся! Все данные 1 раз в час обновляются из БД.

Инструкция по заполнению (служебный лист)

Краткая копия этой инструкции в самом файле

Владелец файла

При создании автоматически владельцем становится тот, кто авторизовался на Google Drive и создал данный файл, а GOOD. BI автоматически получил доступ на свой аккаунт service@good. bi для выгрузки данных в хранилище. Чтобы вашей команде было удобно работать с созданными проектами, предоставьте доступ к этому файлу коллегам. Не настраивайте доступ к файлу «всем, у кого есть ссылка» — это небезопасно.

Важные правила и ограничения

• Не изменяйте название файла!
• Не удаляйте доступ к файлу для аккаунта service@good. bi
• Не изменяйте названия листов и не удаляйте листы
• Не изменяйте названия столбцов
• Используйте только существующие листы — для каждого месяца отдельные листы создавать не нужно
• При вводе информации Источники, Типы рекламы и Наименование листов отчета по проекту должны выбираться из выпадающего списка
• Не редактируйте лист "Список источников"
• Цифры в ячейках должны быть в числовом формате без знаков валюты и пробелов, разделитель разрядов — точка
• Расчетные показатели (CPM, CPC, CR, CPL) выделенные серым, считаются автоматически по формулам, не заполняйте их вручную

Что делать можно:

• Удалять столбцы с количественными показателями (но лучше скрывать неиспользуемые столбцы)
• Изменять порядок столбцов

Проверка ошибок

Если строки заполнены, но недостаточно или некорректно, ошибки можно будет посмотреть в логе (списке) ошибок на странице «План-Факт» соответствующего проекта. После исправления данные можно проверить и одновременно повторно загрузить из файла по кнопке "Проверить" на странице "План-факт".

Обратите внимание, что не смотря на мнзагрузку в БД, данные в дашбордах появятся с небольшой задержкой, во время регламентного обновления дашборда.