Как заносить данные о планах в файл Gooogle Sheets

Изменено Ср, 14 Июн, 2023 на 3:56 PM


Как заносить планы в файл Google Sheets


Сначала опишем, как быстро заполнить план на период, а ниже пойдет структура файла и важные условия и настройки. «Периодом» по умолчанию будем считать календарный месяц, хотя можно задать любой произвольный период.


Почему используется Google Sheets

Это привычный многим инструмент для ведения медиапланов и любых расчетов. Мы сделали шаблонный файл, который копируется во все ваши новые проекты и позволяет забирать внесенные данные в базу данных и дашборды. 



Как занести план на месяц


Вариант первый — в разрезе рекламных кампаний (РК)


План до РК (до рекламных кампаний) — если вам нужна детальная аналитика и вы планируете показатели в разрезе товарных групп, продуктов рекламодателя, сезонных акций или отдельно ведете ретаргетинговые, медийные или специфические кампании на одной площадке.


Вы можете указывать у каждой кампании Продукт рекламодателя. В этом случае вы в дашбордах получите аналитику как в разрезе РК, так и Продуктов.






Вариант второй — в разрезе источников 


План до источника (до рекламной площадки) — укрупненный, в нем мы можете заводить медиапланы в целом по рекламным площадкам, когда дальнейшая детализация и дробление показателей не требуется или невозможна. 


Также используется для ввода планов и бюджетов по продуктам и услугам агентства.





Вариант третий — комбинированный (РК + источники)


Если в Проекте много каналов продвижения и услуг, предоставляемых агентством, можно комбинировать 1 и 2 варианты и заполнять одновременно оба Листа планирования — до РК и до источника.


Важно — в одном периоде нужно заполнить только один вариант (лист) плана по конкретному Источнику, иначе показатели из листов планов просуммируются.




Вариант четвертый — вообще не заполнять


По некоторым проектам клиентом могут не задаваться плановые или контрольные показатели — такой вариант работы с Проектом допустим. Если GOOD. BI увидит созданный для проекта файл, но не найдет в нем строк, соответствующих нужному периоду отчетности, не сформируются отчеты по План-Факту. При этом все отчеты, основанные только на фактических данных — будут доступны и работоспосбны.




Минимальные требования к заполнению планов


Чтобы план-фактные отчеты сформировались, достаточно заполнить строки минимальными значениями:


На листе «План по РК»:

  • Источник
  • id кампании 
  • Дата начала
  • Дата конца
  • Хотя бы один количественный плановый показатель (бюджет или лиды, например)


На листе «План до источника»

  • Источник
  • Дата начала
  • Дата конца
  • Хотя бы один количественный плановый показатель


Рекомендуем не ограничиваться id кампаний и писать текстовые названия кампаний и проектов, чтобы отчеты читались. Дальнейшая логика заполнения сверх требуемого минимума, зависит от ваших задач — чем больше количественных показателей вы заполните при планировании, тем больше их сможете сравнить при план-фактном анализе с фактом.





Занесение фактических данных


Лист для занесения данных о факте вручную. Не все площадки имеют API или интеграция с ними нам не доступна. Вы можете завести факт вручную, включая оказание своих услуг (например, настройка рекламы или SEO ) и продажу других продуктов.


Обязательными являются: дата начала, дата окончания и те показатели, которые вы хотите видеть в дашборде.



Внимание! Все показатели распределятся в дашборде равномерно по дням указанного периода.




Описание других листов и структуры файла




Отчетность 


В «Отчете по проекту» есть листы «Выполненные работы», «План работ» и «Рекомендации на согласование» с текстовым описанием проделанных работ, плана на следубщий период и рекомендаций клиенту или коллегам.


Вы можете попросить нашу Техподдержку скрыть любой из этих листов в вашем конкретном Отчете.


Обратите внимание, что при выгрузке Отчета по проекту в PDF количество выводимых строк ограничено высотой альбомного листа А4. Если вы увидели, что на листах в отчете появилась полоса прокрутка, попробуйте сократить число строк в соответствующей ячейке.



Список источников (скрытый служебный лист)


Сделан для исключения ошибок пользователя при вводе информации. По умолчанию скрыт и используется только для выпадающих списков (валидации данных).


Лист нужен для поддержания актуальных единых справочников:

  • Список источников (для выбора на любом листе плана или факта нужного вам источника, обновляется из БД)
  • Тип рекламы (предустановленный список выбора, обновляется из БД). Необязательный параметр, используемый для дополнительной аналитики в отчетах.


Внимание! Данные на листе редактировать не нужно, ваши изменения не сохранятся! Все данные 1 раз в час обновляются из БД.




Инструкция по заполнению (служебный лист)


Краткая копия этой инструкции в самом файле




Владелец файла


При создании автоматически владельцем становится тот, кто авторизовался на Google Drive и создал данный файл, а GOOD. BI автоматически получил доступ на свой аккаунт service@good. bi для выгрузки данных в хранилище. Чтобы вашей команде было удобно работать с созданными проектами, предоставьте доступ к этому файлу коллегам. Не настраивайте доступ к файлу «всем, у кого есть ссылка» — это небезопасно.



Важные правила и ограничения

  • Не изменяйте название файла!
  • Не удаляйте доступ к файлу для аккаунта service@good. bi
  • Не изменяйте названия листов и не удаляйте листы
  • Не изменяйте названия столбцов
  • Используйте только существующие листы — для каждого месяца отдельные листы создавать не нужно
  • При вводе информации Источники, Типы рекламы и Наименование листов отчета по проекту должны выбираться из выпадающего списка
  • Не редактируйте лист "Список источников"
  • Цифры в ячейках должны быть в числовом формате без знаков валюты и пробелов, разделитель разрядов — точка
  • Расчетные показатели (CPM, CPC, CR, CPL) выделенные серым, считаются автоматически по формулам, не заполняйте их вручную


Что делать можно:

  • Удалять столбцы с количественными показателями (но лучше скрывать неиспользуемые столбцы)
  • Изменять порядок столбцов



Проверка ошибок


Если строки заполнены, но недостаточно или некорректно, ошибки можно будет посмотреть в логе (списке) ошибок на странице «План-Факт» соответствующего проекта. После исправления данные можно проверить и одновременно повторно загрузить из файла по кнопке "Проверить" на странице "План-факт".


Обратите внимание, что не смотря на мнзагрузку в БД, данные в дашбордах появятся с небольшой задержкой, во время регламентного обновления дашборда.














Статья помогла?

Отлично!

Спасибо за ваш отзыв

Извините, что не удалось помочь!

Спасибо за ваш отзыв

Расскажите, как мы можем улучшить эту статью!

Выберите хотя бы одну причину

Комментарий отправлен

Мы ценим вашу помощь и постараемся исправить статью